E-AKTE

Hast du dich schon einmal gefragt, wie eigentlich eine Stadtverwaltung intern in Zeiten der Digitalisierung arbeitet?

Sah es so aus?

Oder doch eher so?

<span>Photo by <a href="https://unsplash.com/@anniespratt?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditCopyText">Annie Spratt</a> on <a href="https://unsplash.com/photos/MChSQHxGZrQ?utm_source=unsplash&utm_medium=referral&utm_content=creditCopyText">Unsplash</a></span>

Aktuell liegt die Antwort noch irgendwo dazwischen.

Digitale Technologien sind heute selbstverständlicher Bestandteil unserer täglichen Arbeit. E-Mails, Internet und Online-Formulare, Fachverfahren mit Online-Schnittstellen seien hierfür beispielhaft genannt.

In Zukunft werden immer mehr Vorgänge und Prozesse in der Verwaltung und zwischen Verwaltungen, Bürgerinnen und Bürgern sowie Organisationen vollständig elektronisch abgebildet und realisiert. (siehe Onlinezugangsgesetz)

Die Einführung der elektronischen Aktenführung ist hierfür eine Grundvoraussetzung. Sie stellt einen wichtigen Schritt auf dem Weg hin zu einer modernen, digitalen Verwaltung dar.

Aber wozu?

Alles an einem Ort

Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen zum Beispiel E-Mails, Word-Dokumente und eingescannte Papierdokumente werden in digitaler Form zentral in der elektronischen Akte abgelegt. So muss nicht mehr im File-System, in Outlook und in der Papierakte nach Dokumenten gesucht werden.

Parallelarbeit möglich

Kolleginnen und Kollegen können zeitgleich auf Akten zugreifen und diese bearbeiten.

Kürzere Wege intern

Dies bedeutet für Dich eine schnellere Bearbeitung, weil z.B. zum Beispiel der interne Versandt mit der Hauspost entfällt.

Weniger Papier

Wir gehen mit unseren Ressourcen verantwortlich um. Der Raumbedarf für die Akten und für die notwendige Archivierung wird erheblich reduziert.

Mobiles Arbeiten

Die Stadt Oldenburg ist ein moderner Arbeitgeber und bietet seinen Beschäftigten die Möglichkeit von mobilen Arbeiten oder Telearbeit an. Dafür ist ein sicherer Zugriff auf die Akten von jedem Ort aus notwendig

Während bei einem Teil der Verwaltung die E-Akte noch Einzug erhält, gibt es auch Ämter, die nahezu vollständig digital und papierlos arbeiten.

Ein gutes Beispiel für mobiles Arbeiten ist bei uns das Amt für Verbraucherschutz und Veterinärwesen. Analoge Arbeiten (Papiervordrucke) sind bei den Kontrollen, die sie durchführen, nicht mehr notwendig. Man loggt sich vor Ort über ein mobiles Endgerät in eine Fachanwendung ein. Die von der Fachanwendung abgefragten Kontrolldaten und Informationen werden vor Ort per Laptop eingetragen und im Hintergrund automatisch in alle relevanten Systeme eingespielt bzw. beziehungsweise von diesen abgeholt. Über automatische Plausibilitätsprüfungen werden Flüchtigkeitsfehler nahezu verhindert. Einträge können nicht vergessen werden.

Das Arbeiten der Zukunft hat hier schon begonnen!

Ein anderes Beispiel für den papierlosen Trend ist die Stadtkasse. Dort haben wir verschiedene Software-Programme so gut miteinander verbunden, dass alles, was bisher so an Papier dort eingegangen ist (und das ist ganz schön viel, aus ganz unterschiedlichen Bereichen), komplett digital bearbeitet werden kann.

Oder noch ein Beispiel: Es passiert dir vermutlich nie oder ganz, ganz selten, dass du ein „Knöllchen“ bekommst. Wenn doch, kannst du die Sache schnell erledigen: Das Bußgeld kannst du nämlich Online bezahlen, wenn diese Möglichkeit auf dem Bescheid aufgeführt ist. Dann gibt es einen Link und du wählst zwischen Paypal, Kreditkarte, Giropay und Paydirekt aus.

Hast du eine eigene Idee zum Thema Digitalisierung und Verwaltung?

ZEIG UNS DEINE IDEE!